Come funziona il Portale Alloggiati Web: guida per host e gestori
Come funziona il Portale Alloggiati Web: guida per host e gestori
Se gestisci una struttura ricettiva - che si tratti di una casa vacanze, B&B o appartamento in affitto breve - hai l’obbligo di comunicare alla Polizia di Stato i dati degli ospiti entro 24 ore dall’arrivo.
Per farlo, devi utilizzare il Portale Alloggiati Web, un sistema ufficiale gestito dal Ministero dell’Interno.
Vediamo come funziona, come ottenere le credenziali e come adempiere correttamente all’obbligo.
Cos’è il Portale Alloggiati Web?
Il Portale Alloggiati Web è uno strumento online che consente a proprietari e gestori di strutture ricettive di inviare in modo sicuro e tracciato le schedine degli ospiti alla Questura competente. Il sito ufficiale è https://alloggiatiweb.poliziadistato.it.
Ogni ospite, italiano o straniero, deve essere registrato - inclusi i minori - e la comunicazione deve avvenire entro le 24 ore successive all’arrivo o entro le 6 del mattino del giorno successivo, se l’arrivo avviene in orario serale.
Come si ottengono le credenziali?
Per accedere al Portale, è necessario richiedere le credenziali alla Questura della provincia in cui si trova la struttura. I dati rilasciati includono:
Nome utente
Password
Codice PUK
Una volta ottenuti, sarà possibile scaricare dal sito ufficiale anche i Codici di Sicurezza, necessari per l’accesso quotidiano.
Come si registra un ospite?
Dopo aver effettuato l’accesso, potrai compilare la schedina alloggiati, inserendo manualmente i dati dell’ospite:
Nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita
Cittadinanza
Tipo, numero e rilascio del documento
Data di arrivo e durata della permanenza
Se l’ospite viaggia con altri (famiglia, amici, gruppi), si indica un Capo Famiglia o Capo Gruppo a cui associare gli altri componenti.
Cosa prevede la normativa?
La legge impone non solo la trasmissione entro 24 ore, ma anche l’archiviazione delle ricevute generate dal sistema.
Questi file vanno conservati per almeno 5 anni, anche in formato digitale, come previsto dal T.U.L.P.S.
Quali sono le difficoltà più comuni?
Per chi gestisce una o più strutture, soprattutto se in self check-in, la procedura manuale può risultare macchinosa, ripetitiva e soggetta ad errori nei dati (soprattutto nei giorni di arrivi multipli).
Esiste un modo per semplificare gli invii?
Esiste un software pensato apposta per questo. WelcoMate ti permette, infatti, di raccogliere i dati dell'ospite, trasmetterli automaticamente al Portale Alloggiati Web, integrando in un’unica interfaccia la gestione del check-in, l’invio delle schedine alla Questura e la comunicazione dei dati ISTAT, automatizzando gli obblighi burocratici giornalieri.
In questo modo il processo è più veloce, conforme e adatto anche a chi gestisce in autonomia o con self check-in.
In un contesto sempre più digitale e normativamente complesso, è essenziale dotarsi di strumenti che semplifichino la burocrazia, senza rinunciare alla precisione.
WelcoMate nasce proprio con questo obiettivo: automatizzare ciò che prima richiedeva tempo, accessi manuali e rischio di errori.
Con WelcoMate puoi:
gestire il check-in digitale degli ospiti
inviare in automatico le schedine al Portale Alloggiati Web
archiviare in sicurezza le ricevute
restare sempre in regola, anche se lavori da remoto o in self check-in
Una soluzione che integra anche le comunicazioni ISTAT, la riscossione della tassa di soggiorno e la fatturazione elettronica, e - soprattutto - la tranquillità di sapere che tutto è sotto controllo.
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