Documento legale

Informativa sulla Privacy

Come raccogliamo, usiamo e proteggiamo i dati personali di chi usa WelcoMate.

Ai sensi e in conformità con quanto previsto dall'articolo 13 del Regolamento Ue n. 679/2016 questo documento descrive come Welcomate utilizza e gestisce i dati personali degli utilizzatori del servizio (denominati fornitori).

Ti invitiamo a leggere anche l' Informativa sui cookie che spiega in che modo Welcomate utilizza i cookie e le tecnologie simili.

Welcomate raccoglie ed elabora i dati personali di fornitori attuali, passati o potenziali (utenti), pertanto questa Informativa si applica anche ai dati personali di proprietari, dipendenti, rappresentanti o altri individui che agiscono per conto di un fornitore o un altro partner commerciale (i fornitori e gli individui a essi collegati saranno d'ora in avanti denominati collettivamente o singolarmente con il termine "fornitore").

Per una migliore comprensione dei termini utilizzati si prega di leggere i Termini e Condizioni di Welcomate.

Welcomate offre ai gestori di strutture ricettive un servizio per realizzare la registrazione (check-in) degli ospiti trasmettendo in tempo reale e in modo sicuro i relativi dati dei clienti al portale della polizia di stato, fornito tramite il nostro sito, il nostro portale o tramite altre piattaforme online come i social media. Le informazioni che seguono si riferiscono a tutte le piattaforme, alle quali si applica la stessa informativa sulla privacy.

Questa informativa sulla privacy è valida per qualsiasi tipo di informazione che raccogliamo tramite queste piattaforme o tramite altri mezzi connessi alle piattaforme stesse (per esempio le e-mail o i messaggi di chat inviati al nostro servizio di assistenza clienti). Se si sta leggendo questa informativa molto probabilmente si è un utente non ancora registrato o si è già nostro cliente. In questo ultimo caso all'interno della presente informativa si potrà sapere come vengono trattati i dati personali come parte della collaborazione aziendale. Occasionalmente potremmo aver bisogno di modificare questa informativa sulla privacy. Per restare sempre aggiornato si suggerisce di visitare ogni tanto questa pagina al fine di rimanere informati relativamente alla stessa. Se le modifiche che apportiamo all'informativa sulla privacy hanno un impatto nei confronti dei nostri fornitori (ad esempio, se intendiamo trattare i dati personali per finalità diverse da quelle comunicate in passato nella presente informativa sulla privacy), lo stesso verrà informato di tali modifiche prima che le nuove attività possano avere inizio.

Se il fornitore non dovesse essere d'accordo con questa Informativa sulla Privacy, dovrebbe interrompere l'utilizzo dei nostri servizi.

Titolare del trattamento dei dati

Ai sensi dell'articolo 4 del Regolamento, la ditta Welcomate di Cavallari Alessandra con sede in Via Carducci 40 – 46100 Mantova (MN) è titolare del trattamento dei dati relativi ai propri fornitori del servizio Welcomate. Per comunicazioni o richieste, la ditta Welcomate di Cavallari Alessandra è raggiungibile via e-mail all'indirizzo info@welcomate.it.

Tipo di dati personali raccolti da Welcomate di Cavallari Alessandra

Per poter fornire un servizio corretto abbiamo bisogno di avere alcune informazioni precise, per esempio il nome, i recapiti di contatto (e-mail, numero di telefono e fax, indirizzo postale), il codice fiscale, l'indirizzo, la data di nascita e i dati per la fatturazione. Nel caso il fornitore non fosse un privato, chiediamo anche il numero di P.Iva, la PEC e il codice SDI per emettere la fattura elettronica. Chiediamo anche copia di un documento di identità (carta d'identità, patente o passaporto) per verificare l'autenticità dell'identità dichiarata.

Potremmo anche ricevere informazioni sul fornitore tramite terze parti o raccoglierne automaticamente altre. Mentre il fornitore comunica con noi potremmo raccogliere ed elaborare le comunicazioni. Durante le telefonate con il nostro centro di assistenza, alcune comunicazioni potrebbero essere ascoltate dal vivo o registrate per il controllo qualità o a scopi di training, il che comprende l'uso delle registrazioni per la gestione di reclami e l'individuazione di frodi. Le registrazioni vengono conservate per un periodo di tempo limitato, dopo il quale vengono eliminate automaticamente, a meno che Welcomate di Cavallari Alessandra non abbia un interesse legittimo a conservarle per un periodo più lungo, a fini legali o per il rilevamento di frodi.

I dati personali inseriti dal fornitore su Welcomate (dati anagrafici, copia del documento d'identità/passaporto) relativamente ai propri clienti (alloggiati) non vengono trattati da Welcomate di Cavallari Alessandra se non per la trasmissione degli stessi al portale alloggiati della polizia di stato e restano archiviati nel portale stesso per essere utilizzati dal fornitore fino a quando egli stesso non decide di rimuoverli. Welcomate di Cavallari Alessandra pertanto svolge la funzione di responsabile del trattamento dei dati per i propri fornitori che restano i titolari del trattamento dei dati dei propri clienti (alloggiati).

Se il fornitore installa l'estensione «WelcoMate per Chrome», questa legge dagli account Booking.com e Airbnb a cui il fornitore è già autenticato nel proprio browser i dati delle sue prenotazioni (nome dell'ospite e numero di telefono o sue ultime cifre, date di soggiorno, prezzo, commissione, payout, eventuale imposta di soggiorno) e, solo se è attivo l'add-on «Autofatture OTA», i documenti fiscali delle commissioni emessi da Airbnb e Booking.com al fornitore (numero e tipo del documento, date, codice di conferma, importi, dati fiscali dell'emittente e dell'intestatario). L'estensione non chiede, non legge e non conserva le credenziali di Booking.com o Airbnb; i dati vengono trasmessi esclusivamente all'account Welcomate del fornitore, per popolare le sue prenotazioni e preparare le autofatture che il fornitore invia allo SDI tramite il proprio servizio di fatturazione elettronica.

Se il fornitore vuole mettersi in contatto con il nostro team di assistenza o contattarci tramite altri mezzi (per esempio sui social media) noi potremmo raccogliere informazioni anche tramite questi canali.

Finalità per le quali Welcomate di Cavallari Alessandra raccoglie e utilizza i dati personali

A. Registrazione e utilizzo del servizio

Welcomate di Cavallari Alessandra utilizza i dati dell'account e quelli di contatto per la registrazione dell'utente su Welcomate, e per la verifica o la gestione della relazione commerciale con il fornitore. Utilizza in qualità di responsabile del trattamento dei dati i dati inseriti dal fornitore relativamente ai propri clienti (alloggiati) per la sola trasmissione degli stessi al portale degli alloggiati della polizia di stato e per fini statistici. Gli stessi saranno conservati solo il tempo necessario per lo svolgimento del servizio.

B. Assistenza

Utilizza le informazioni fornite, tra cui eventualmente anche i dati personali, per fornire servizi di supporto come rispondere a richieste, dubbi e domande dei fornitori.

C. Altre attività e marketing

Con il consenso ai cookie di marketing, conserviamo per 30 giorni nel browser la prima e l’ultima campagna rilevata. Se ti registri, colleghiamo questi dati all’account per valutare quali campagne portano all’attivazione e all’utilizzo del servizio. Il tracciamento della provenienza non raccoglie il contenuto dei moduli né invia i dati dell’account a Google. Puoi modificare la scelta dall’informativa sui cookie e chiedere la cancellazione dei dati di provenienza contattando l’assistenza.

Se un fornitore sta utilizzando la funzionalità di registrazione online e non ha ancora ultimato la procedura, potremmo inviare allo stesso un promemoria per ricordare di proseguire. Riteniamo che questo servizio aggiuntivo possa essere utile ai nostri futuri fornitori, poiché permette loro di continuare la registrazione senza dover reinserire da capo tutti i dati richiesti.

D. Comunicazioni

Potrebbe capitare di contattare i nostri fornitori tramite e-email, posta, telefono o SMS, a seconda del metodo di contatto che è stato scelto. Potrebbe succedere, per esempio, per rispondere e gestire richieste relative al servizio, se non è stata completata la registrazione, per chiedere una recensione sul servizio stesso, per inviare mail di report relativi alle azioni compiute dal fornitore sui nostri applicativi.

E. Analisi, statistiche e ricerca

Welcomate di Cavallari Alessandra utilizza le informazioni fornite, che potrebbero includere i dati personali (degli utenti, dei fornitori e degli alloggiati), per scopi analitici. Questo fa parte del nostro impegno a migliorare i servizi di Welcomate e l'esperienza dell'utente, ma anche per finalità di test, risoluzione di problemi e miglioramento della funzionalità e della qualità dei servizi online di Welcomate.

F. Sicurezza e frodi

Elaboriamo le informazioni fornite, che potrebbero includere dati personali, allo scopo di indagare, prevenire e rilevare frodi e altre attività illegali o di violazione. Queste informazioni potrebbero essere i dati personali che il fornitore ha comunicato a Welcomate – per esempio a scopo di verifica come parte del processo di registrazione – oppure dati personali raccolti automaticamente, o ancora dati personali ottenuti da fonti terze.

G. Scopi legali

In alcuni casi Welcomate di Cavallari Alessandra deve utilizzare le informazioni fornite, che potrebbero includere dati personali, per gestire e risolvere controversie legali, per indagini governative e di conformità, per far rispettare gli accordi con i fornitori o risolvere reclami in maniera ragionevole.

Modalità di condivisone dei dati con terze parti

Al servizio offerto da Welcomate sono collegate diverse parti, in vari modi e per diverse ragioni. Lo scopo principale è l'erogazione del servizio. Anche altre parti potrebbero ricevere alcuni dati in quanto coinvolte nella fornitura del servizio stesso reso da Welcomate. Queste includono, per esempio, il portale degli alloggiati della polizia di stato oppure altre società partner o fornitori che potrebbero gestire i seguenti servizi per conto nostro:

ricerche di mercato;
rilevamento frodi;
servizi di pagamento;
servizi di marketing;
servizi IT.

Sicurezza per salvaguardare i tuoi dati personali

Noi ci affidiamo a procedure apposite per impedire accessi non autorizzati ai dati, oltre al loro uso improprio.

Utilizziamo appositi sistemi e procedure del settore per salvaguardare i dati personali che ci vengono forniti. Ci affidiamo anche a procedure di sicurezza e a limitazioni tecniche fisiche al fine di impedire l'accesso e l'utilizzo dei dati personali contenuti nei nostri server.

Solo il personale autorizzato può accedere ai dati personali durante lo svolgimento del proprio lavoro.

Controllo dei tuoi dati personali

Il fornitore ha sempre il diritto di rivedere i propri dati personali che abbiamo raccolto. È possibile richiedere una panoramica dei propri dati personali tramite e-mail, scrivendoci all'indirizzo indicato alla fine del presente documento.

Vogliamo che il fornitore abbia il controllo sulle modalità di trattamento dei propri dati personali. Questo lo si può fare nei seguenti modi:

richiedendo una copia dei propri dati personali in nostro possesso;
informandoci riguardo a eventuali modifiche relative ai propri dati personali, o chiedendoci di correggere qualsiasi dato personale in nostro possesso;
in talune circostanze ci può essere richiesto di cancellare, bloccare o limitare il trattamento dei propri dati personali in nostro possesso;
in talune situazioni, ci può anche essere richiesta la trasmissione dei propri dati personali a terze parti.

Responsabilità per la gestione dei dati personali

Welcomate è di proprietà di Welcomate di Cavallari Alessandra che è una ditta individuale soggetta alle leggi Italiane e con sede in Via Carducci 40 - 46100 Mantova (MN) registrata alla Camera di Commercio di Mantova con il numero di iscrizione e P.I. 02760020202. Welcomate di Cavallari Alessandra controlla la gestione dei dati personali raccolti tramite i propri siti e i propri applicativi.

Per domande su questa Informativa sulla Privacy o sull'elaborazione dei propri dati personali, si prega di inviare un'e-mail a info@Welcomate.it o contattare il nostro Supporto WhatsApp