Turistat Sicilia e Alloggiati Web: come automatizzare l'invio dei dati da Welcomate
Gestisci una struttura ricettiva in Sicilia e sei stanco di perdere ore ogni settimana a comunicare manualmente i dati degli ospiti a Turistat e al Portale Alloggiati della Polizia di Stato? Con WelcoMate puoi automatizzare completamente entrambi gli invii, riducendo a zero il rischio di errori, sanzioni e dimenticanze.
Cosa sono Turistat Sicilia e il Portale Alloggiati Web
Chi gestisce un hotel, un B&B, una casa vacanze, un affittacamere o una locazione turistica in Sicilia è tenuto per legge a trasmettere i dati dei propri ospiti a due portali distinti, con scadenze e modalità differenti. Capire chi sono e cosa richiedono è il primo passo per automatizzare il flusso in modo corretto.
Turistat Sicilia — Osservatorio Turistico della Regione Siciliana
Turistat è il sistema informativo dell'Osservatorio Turistico della Regione Siciliana che raccoglie, in ottemperanza al Decreto Assessoriale n. 2163/S9, i dati sui flussi turistici — arrivi, presenze e provenienza degli ospiti — di tutte le strutture ricettive operanti sul territorio regionale.
La trasmissione è obbligatoria per qualsiasi tipologia di struttura, alberghiera o extra-alberghiera, e va effettuata entro la giornata successiva al check-in di ciascun ospite. Il mancato invio comporta sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, la sospensione dell'attività ricettiva.
Portale Alloggiati Web — Polizia di Stato
Il Portale Alloggiati Web è il sistema gestito dalla Polizia di Stato per la comunicazione dei dati dei clienti ospitati in strutture ricettive, previsto dall'articolo 109 del T.U.L.P.S.. L'obbligo è valido su tutto il territorio nazionale e si somma, non sostituisce, quello regionale verso Turistat: in Sicilia, quindi, ogni ospite va dichiarato due volte, su portali diversi, con tempistiche diverse.
La comunicazione ad Alloggiati Web deve avvenire entro 24 ore dall'arrivo dell'ospite — o contestualmente all'arrivo, per soggiorni inferiori alle 24 ore. Anche in questo caso il mancato adempimento è sanzionato penalmente.
Il vero problema: duplicare il lavoro per ogni ospite
Se gestisci una struttura in Sicilia, per ogni singolo ospite sei costretto a raccogliere i dati del documento d'identità — nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo e numero documento, data di rilascio — per poi reinserirli manualmente prima nel Portale Alloggiati Web entro 24 ore e poi nel portale Turistat Sicilia entro la giornata successiva. A tutto questo si aggiunge la necessità di archiviare le schedine e tenere traccia di cosa è stato inviato e cosa no, per evitare di dimenticare una comunicazione o di farne due.
Il risultato? Per una struttura anche di piccole dimensioni, con una decina di prenotazioni al mese, parliamo facilmente di diverse ore di lavoro ripetitivo ogni settimana. Ore in cui è alta la probabilità di commettere errori di digitazione, in cui si gestiscono credenziali diverse e password che scadono, e in cui si convive con lo stress costante di ricordarsi ogni scadenza. Tempo sottratto agli ospiti e alla crescita della tua attività.
La soluzione: WelcoMate automatizza tutto, in modo nativo
WelcoMate è il gestionale per affitti brevi e strutture ricettive progettato per eliminare le attività manuali a basso valore. Grazie alle integrazioni native con Turistat Sicilia e con il Portale Alloggiati Web, i dati dei tuoi ospiti vengono trasmessi automaticamente ai portali ufficiali, nei tempi previsti dalla legge, senza che tu debba fare nulla.
Integrazione automatica con Turistat Sicilia
WelcoMate è integrato direttamente con il protocollo PMS ufficiale dell'Osservatorio Turistico della Regione Siciliana. Una volta inserite le credenziali API — HotelCode, UserId e Password — nella pagina di configurazione della tua struttura, il sistema si occupa di tutto il resto: trasmette automaticamente i movimenti di check-in e check-out al portale Turistat, tiene traccia dello storico completo delle comunicazioni e, nel caso qualcosa non vada, ti avvisa immediatamente con una notifica sull'errore riscontrato, così che tu possa intervenire prima di accumulare ritardi. Se gestisci più strutture, puoi collegarle tutte allo stesso account WelcoMate mantenendo credenziali dedicate per ciascuna.
Integrazione automatica con il Portale Alloggiati Web
WelcoMate è anche gestionale certificato per l'invio dei dati al Portale Alloggiati della Polizia di Stato e utilizza il Web Service ufficiale per trasmettere le schedine degli ospiti entro 24 ore dall'arrivo. Il flusso parte già nel momento in cui l'ospite riceve via email il link al modulo di self check-in online, dove carica la foto del documento: WelcoMate esegue automaticamente l'OCR, estrae i dati anagrafici evitando errori di battitura e li valida prima dell'invio. A trasmissione avvenuta ricevi la ricevuta ufficiale scaricabile, che viene archiviata per i cinque anni richiesti dalla normativa senza alcun intervento da parte tua.
Come funziona il flusso end-to-end
In pratica, ecco cosa succede quando arriva una prenotazione su una struttura siciliana gestita con WelcoMate. La prenotazione entra nel gestionale dai principali portali (Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia…) o viene inserita manualmente, e nel giro di pochi secondi l'ospite riceve un'email con il link al modulo di self check-in. Carica il documento, compila i campi mancanti, e WelcoMate verifica i dati estratti tramite OCR segnalandoti eventuali incongruenze prima che sia troppo tardi.
Al momento del check-in — o secondo la tempistica prevista dai rispettivi portali — il sistema invia in autonomia le schedine al Portale Alloggiati Web e i movimenti a Turistat Sicilia. Ricevi una notifica con l'esito di ogni trasmissione e puoi consultare in qualsiasi momento lo storico completo dalla dashboard, filtrare per struttura o per periodo, e riscaricare le ricevute ufficiali in caso di controllo.
I vantaggi concreti per la tua struttura
Automatizzare Turistat e Alloggiati con WelcoMate porta benefici tangibili fin dal primo giorno di utilizzo:
- ⏱️ Fino a 6 ore risparmiate a settimana su una struttura di medie dimensioni
- ✅ Zero rischio di sanzioni per invii tardivi o dimenticati
- 🎯 Nessun errore di digitazione grazie a OCR e validazione automatica dei dati
- 📊 Dashboard unica per monitorare tutte le comunicazioni istituzionali
- 🔐 Credenziali protette e cifrate in conformità al GDPR
- 🏢 Gestione multistruttura con un singolo login
Come iniziare in 3 passi
Iniziare è semplice e non richiede conoscenze tecniche:
- Attiva la prova gratuita di WelcoMate su welcomate.it, senza carta di credito.
- Collega la tua struttura ai portali inserendo le credenziali Turistat Sicilia e quelle del Portale Alloggiati nella sezione "Proprietà". Se non hai ancora le credenziali Turistat, WelcoMate ti guida passo-passo nella procedura di richiesta.
- Lascia che il sistema faccia il resto: da quel momento ogni nuova prenotazione sarà comunicata automaticamente ai portali ufficiali, senza che tu debba più ricordarti di accedere a ciascuno di essi.
Domande frequenti
WelcoMate è certificato per l'invio a Turistat Sicilia?
Sì. WelcoMate utilizza il protocollo PMS ufficiale dell'Osservatorio Turistico della Regione Siciliana per comunicare i movimenti delle strutture ricettive.
Devo avere già le credenziali Turistat per usare WelcoMate?
Non necessariamente. Se non le hai ancora, ti aiutiamo a richiederle al portale ufficiale dell'Osservatorio Turistico. Una volta ottenute — HotelCode, UserId e Password — le inserisci nella pagina di configurazione della struttura e il gioco è fatto.
L'invio al Portale Alloggiati funziona anche se ho più di una struttura?
Assolutamente sì. Puoi collegare credenziali Alloggiati differenti per ciascuna struttura oppure riutilizzare le stesse credenziali per più appartamenti dello stesso stabile, a seconda di come la Questura ha configurato il tuo account.
Cosa succede se un invio fallisce?
WelcoMate ti notifica immediatamente l'errore tramite email e dashboard, indicando il motivo del fallimento (dato mancante, credenziali scadute, portale temporaneamente offline). Puoi correggere il dato e ritentare l'invio con un click, senza dover rifare il lavoro da zero.
I dati degli ospiti sono al sicuro?
Sì. WelcoMate è conforme al GDPR, i dati sensibili sono cifrati sia in transito sia a riposo e le comunicazioni vengono conservate solo per il tempo strettamente necessario agli adempimenti di legge.
Smetti di perdere tempo con le comunicazioni manuali
Ogni ora spesa a inserire dati in Turistat e Alloggiati è un'ora sottratta ai tuoi ospiti e alla crescita della tua attività. Con WelcoMate riprendi il controllo del tuo tempo e ottieni la certezza di essere sempre in regola con gli adempimenti regionali e nazionali, senza più doverti ricordare scadenze, credenziali e procedure diverse per ogni portale.
Prova WelcoMate gratis e scopri in prima persona come automatizzare l'invio dei dati a Turistat Sicilia e al Portale Alloggiati Web dalla stessa dashboard.
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