Check-in online: più tempo per accogliere i tuoi ospiti

Quando un ospite arriva, vuoi dedicargli attenzione e spiegargli come vivere al meglio il soggiorno. Raccogliere in anticipo i suoi dati ti permette di preparare la registrazione e riservare all’accoglienza il tempo che altrimenti passeresti a trascrivere documenti.

Con WelcoMate l’ospite compila il modulo di check-in online prima dell’arrivo. Tu utilizzi le informazioni raccolte per la registrazione e gli adempimenti, con la possibilità di acquisire i dati tramite scansione del documento e far sottoscrivere il contratto.

Il vantaggio è ridurre i passaggi manuali tra raccolta e utilizzo dei dati. Prima delle comunicazioni, controlla comunque che nominativi, date e numero di persone corrispondano al soggiorno effettivo: una scansione facilita l’inserimento, ma non rende superflua la verifica.

Puoi usare WelcoMate senza un gestionale: importa le prenotazioni tramite iCal da Airbnb, Booking.com e altri canali compatibili, poi raccogli i dati degli ospiti con il modulo di check-in. Se usi già Smoobu, Hospitable, Lodgify, Beds24, Hostaway, Guesty o Hostex, puoi scegliere il collegamento diretto per sincronizzare le prenotazioni e inviare messaggi. Con i gestionali italiani SmartPMS e WuBook ZaK il collegamento importa le prenotazioni.

Il check-in online raccoglie le informazioni che il calendario non fornisce. Nel messaggio con il link, spiega all’ospite perché chiedi quei dati e invitalo a completare la registrazione prima dell’arrivo. Un’indicazione chiara lo aiuta a capire che cosa deve fare e a preparare i documenti necessari.

Il collegamento adatto dipende dal tuo sistema di prenotazione. Consulta le integrazioni disponibili per verificare come ricevere i soggiorni e comunicare con gli ospiti.

WelcoMate collega la registrazione alle attività amministrative del soggiorno. Ogni comunicazione conserva il proprio destinatario e richiede la configurazione corretta della struttura.

Per ISTAT, verifica la copertura del portale regionale: Umbria, Valle d’Aosta e provincia autonoma di Bolzano non sono coperte da WelcoMate. Per l’imposta di soggiorno occorre tenere conto delle tariffe e delle esenzioni previste dal Comune.

Compilare un modulo prima del viaggio non equivale a identificare chi accede all’alloggio. Il check-in online prepara i dati; il gestore deve anche verificare la corrispondenza tra la persona presente e il documento.

La sentenza del Consiglio di Stato n. 9101 del 21 novembre 2025 conferma la verifica de visu. La sintesi ufficiale della Giustizia amministrativa contempla anche dispositivi di videocollegamento predisposti all’ingresso, idonei ad accertare la corrispondenza tra ospite e documento al momento dell’accesso. Una generica videochiamata prima del soggiorno non descrive questo requisito.

Puoi completare il percorso con il servizio di verifica dell’identità di WelcoMate, che confronta il volto dell’ospite con la foto del documento e include il controllo liveness.

Può succedere che un ospite non apra il link o interrompa la compilazione. Prima dell’arrivo, ricordagli di completare i dati e chiedigli se ha incontrato difficoltà. Se la registrazione è ancora incompleta, prevedi il tempo necessario per terminarla all’accoglienza.

Controlla anche che le persone indicate corrispondano a quelle effettivamente presenti e che le date siano corrette. Se cambia la composizione del soggiorno, aggiorna le informazioni prima di utilizzarle per le comunicazioni e per il calcolo dell’imposta. Il modulo è utile quando riflette il soggiorno reale, anche se questo è cambiato rispetto alla prenotazione.