Guida pratica
Portale Alloggiati Web: dall’accesso alla ricevuta
La guida per registrare gli ospiti: credenziali, dati da preparare, invio delle schedine e ricevute da conservare.
- Accesso
- Credenziali della Questura
- Invio
- Entro 24 ore; soggiorni sotto le 24 ore all’arrivo
- Ricevute
- Conservazione digitale per 5 anni
Che cosa fa Alloggiati Web
Alloggiati Web è il servizio della Polizia di Stato per comunicare le generalità delle persone ospitate. La comunicazione riguarda la pubblica sicurezza: non sostituisce la rilevazione ISTAT, il CIN o gli adempimenti sull’imposta di soggiorno.
Per lavorare sul portale occorre un’utenza abilitata dalla Questura competente. Se hai già le credenziali, puoi passare all’accesso; se stai aprendo una nuova struttura, prepara prima la richiesta locale.
Richiedere le credenziali alla Questura
Il modulo, gli allegati e il canale di presentazione dipendono dalla Questura della struttura. Non utilizzare automaticamente la procedura di un’altra provincia: alcune richieste vanno a uffici dedicati, altre al commissariato competente.
- Individua l’ufficioParti dal Comune in cui si trova l’alloggio e dalla pagina ufficiale della Questura.
- Prepara la richiestaCompila il modulo corrente e allega i documenti indicati per il tuo ruolo e la tua attività.
- Verifica l’abilitazioneConserva il riscontro della pratica e prova l’accesso dopo il rilascio delle credenziali.
Nelle guide alle Questure trovi i riferimenti per le province trattate. La ricevuta della domanda non coincide con l’abilitazione del servizio.
Accedere e recuperare un’utenza esistente
Apri il portale ufficiale e segui il percorso di accesso previsto per la tua utenza. Il manuale descrive l’autenticazione e la gestione della scheda dei codici: conserva queste informazioni in modo riservato.
Se la password o i codici non funzionano, utilizza il recupero credenziali ufficiale. Se non hai i requisiti necessari per il recupero, rivolgiti all’ufficio che ha abilitato la struttura.
Quando comunicare gli ospiti
La homepage del servizio indica l’invio entro le 24 ore successive all’arrivo e, se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, all’arrivo stesso. È l’indicazione operativa adottata in questa guida, che evita di posticipare la comunicazione dei soggiorni brevi.
Raccogliere i dati prima dell’arrivo aiuta a preparare l’invio, ma la comunicazione deve riferirsi al soggiorno effettivo. Una cancellazione, un arrivo rinviato o un ospite aggiunto richiedono di controllare le informazioni prima della trasmissione.
Quali dati preparare
La scheda richiede dati del soggiorno e generalità degli ospiti. Per famiglie e gruppi, il tipo di alloggiato determina anche i campi relativi al documento: segui le indicazioni della maschera e del manuale.
| Informazioni | Che cosa verificare |
|---|---|
| Soggiorno | Data di arrivo, durata e struttura di destinazione |
| Ospiti | Presenza di tutte le persone che pernottano, compresi i minori |
| Generalità | Nomi, data e luogo di nascita, cittadinanza e altri campi richiesti |
| Documento | Tipo, numero e luogo di rilascio quando richiesti per il tipo di alloggiato |
Per comuni, Stati e documenti il portale utilizza tabelle di codifica ufficiali. Un nome scritto liberamente può non corrispondere alla voce richiesta.
Compilazione, file o software: le strade per l’invio
- Inserimento nel portaleCompili i dati nell’area di lavoro e segui le verifiche prima della trasmissione.
- Caricamento di un fileUtilizzi un file nel formato richiesto e controlli gli errori restituiti dal portale.
- Collegamento softwareUn gestionale configurato per il servizio trasmette i dati attraverso il collegamento previsto.
In tutti i casi verifica il risultato. Un file generato, una prenotazione salvata o un messaggio inviato all’ospite non sono equivalenti all’accettazione delle schedine da parte della Polizia di Stato.
Scaricare e conservare le ricevute
Le FAQ indicano che le ricevute devono essere conservate per cinque anni in formato digitale e che sono disponibili per il download per 30 giorni. Prevedi quindi il salvataggio regolare, senza aspettare la chiusura della stagione.
Conserva il documento originale e associa chiaramente data e struttura. La ricevuta dimostra l’avvenuta comunicazione; non va confusa con il modulo di check-in o con una copia del documento dell’ospite.
Identificazione e check-in online
La raccolta anticipata dei dati non sostituisce la verifica della persona che accede all’alloggio. La sentenza del Consiglio di Stato 9101/2025 conferma la verifica de visu; la sintesi ufficiale contempla dispositivi di videocollegamento predisposti all’ingresso, idonei a verificare la corrispondenza fra ospite e documento al momento dell’accesso.
Se il portale non risponde o rifiuta i dati
Distingui un problema di accesso, un’interruzione del servizio e un errore nella schedina. Controlla gli avvisi ufficiali e conserva il messaggio restituito, con data e ora.
La guida ai malfunzionamenti ti aiuta a scegliere il controllo successivo. Se si avvicina il termine, segui la procedura alternativa indicata dalla Questura competente: non considerare un tentativo fallito come un invio riuscito.
Come ridurre il lavoro manuale con un software di check-in
Quando gestisci più arrivi, raccogliere i dati, ricopiarli su Alloggiati Web e scaricare le ricevute diventa un’attività ripetitiva. Un software di check-in può collegare questi passaggi: gli ospiti compilano i dati prima dell’arrivo e il sistema li utilizza per preparare le schedine, trasmetterle e archiviare le ricevute.
WelcoMate, per esempio, raccoglie le informazioni tramite il check-in online e le invia ad Alloggiati Web con le credenziali della struttura. Gestisce anche l’archiviazione delle ricevute e, per i portali regionali supportati, la comunicazione dei flussi turistici ISTAT.
WelcoMate offre anche un servizio aggiuntivo di verifica biometrica dell’identità. La procedura confronta il volto dell’ospite con la foto del documento e include un controllo di presenza reale davanti alla fotocamera, chiamato liveness. È uno strumento di supporto all’identificazione: per il riconoscimento de visu occorre accertare chi accede all’alloggio, secondo le modalità descritte nella sezione dedicata.
Domande frequenti
Semplifica il check-in dei tuoi affitti brevi
Con WelcoMate raccogli i dati degli ospiti prima dell’arrivo e gestisci contratti, invii ad Alloggiati Web e invii dei flussi turistici ISTAT ai portali supportati. Scopri come si adatta al lavoro della tua struttura.